Le cahier des charges est généralement utilisé comme base pour la planification et la réalisation d’un projet, pour la sélection d’un fournisseur ou pour la rédaction d’un contrat. Il est élaboré en collaboration entre les différents acteurs du projet

Indispensable donc, le cahier des charges doit formaliser un besoin fonctionnel et s’adresse souvent à plusieurs cibles. Il répond à deux objectifs :

• Il permet de définir les besoins et les spécifications d’un projet.
• Il fait l’état des lieux des spécifications, des attentes et des contraintes du projet pour les rendre compréhensibles aux différents acteurs.

Véritable outil de pilotage, le cahier des charges est amené à évoluer dans le temps et doit être rédigé avec attention. Pour vous aider, voici une méthodologie simplifiée pour faire un cahier des charges bien structuré, ainsi qu’un exemple de cahier des charges pour un site internet.

Partie 1 : Contexte et présentation d’ensemble du projet

La première chose à faire lorsque l’on s’attaque à la rédaction d’un cahier des charges, c’est d’expliquer en quelques mots le fondement de sa demande. Exprimer l’aspect purement technique d’un projet ne suffit pas. Une vue générale aidera les prestataires à comprendre mieux et plus rapidement les tenants et aboutissants de votre projet.

Prenons un exemple de cahier des charges concret : vous souhaitez faire réaliser par un prestataire, la création d’un site web. Ne vous contentez pas de décrire seulement vos attentes mais développez également les ressorts qui vous ont poussé à faire cette demande, parlez de la typologie de vos clients, listez vos concurrents. Visez large afin d’aider au mieux le prestataire à comprendre votre démarche et vous livrer un produit 100 % adapté à vos besoins.

Expliquer les objectifs du projet

Avant de rentrer plus en détail dans les fonctionnalités du projet, il est important de comprendre les besoins et les objectifs de ce projet. Cela peut impliquer des entretiens avec les clients, des études de marché et une analyse des concurrents. Expliquez quelles seront les finalités du projet pour votre entreprise afin que toutes les parties prenantes du projet comprennent clairement les objectifs et les résultats attendus. Cela facilitera grandement la communication et la coordination.

Si l’on reprend notre exemple de cahier des charges pour un site web, les objectifs commerciaux et/ou marketing du site doivent être clairement rédigés. Ces objectifs ont une influence majeure sur les différents travaux qui seront mis en place pour réaliser le projet.

Déterminer les limites du projet et son périmètre fonctionnel

Une fois que vous avez une bonne compréhension des besoins du projet, vous pouvez commencer à définir les fonctionnalités requises. Assurez-vous de décrire les fonctionnalités de manière claire et détaillée afin qu’il n’y ait pas de confusion. Vous répondrez ainsi aux questions : À qui s’adresse mon projet ? À quel moment ? Le projet implique-t-il tous les partenaires ? Tous les clients sont-ils concernés ? Tous les pays ?

Clarifier les attentes permet à tous de comprendre exactement ce qui est inclus et ce qui n’est pas inclus dans le projet. Les parties prenantes peuvent ainsi s’entendre sur les objectifs à atteindre. Cela permet d’éviter les malentendus et les attentes irréalistes. Par ailleurs, en définissant les limites et le périmètre fonctionnel du projet, les responsables de la gestion de projet peuvent suivre l’avancement du projet et vérifier qu’il reste dans les limites définies.

Parie 2 : Description graphique et ergonomique

Définir une charte graphique

Une charte graphique est un document de référence qui définit les règles d’utilisation de l’identité visuelle d’une entreprise ou d’une marque. Elle peut inclure des éléments tels que la typographie, les couleurs, les images et les éléments graphiques utilisés pour représenter la marque.

Dans le cadre d’un cahier des charges pour un projet, la charte graphique peut être utilisée pour définir les exigences en matière de design pour le projet en question. Cela peut inclure des spécifications pour la mise en page, la typographie, les couleurs et les images à utiliser. La charte graphique peut également fournir des exemples d’utilisation appropriée et inappropriée de la marque pour aider les créateurs à comprendre comment utiliser efficacement l’identité visuelle dans leur design.

En résumé, dans un cahier des charges, une charte graphique définit les normes d’utilisation de l’identité visuelle de la marque ou de l’entreprise sur les produits ou services à créer, pour garantir une harmonie et une cohérence dans la communication visuelle.

Réaliser vos maquettes graphiques

Pour réaliser des maquettes graphiques dans le cadre d’un cahier des charges, il faut d’abord rechercher des idées et des exemples de designs similaires pour avoir une idée de ce qui est déjà disponible sur le marché. Cela vous aidera à trouver de l’inspiration pour votre projet.

Élaborez ensuite un plan de conception qui décrit les principales sections du design, leur disposition, les typographies et les couleurs utilisées. Passez ensuite à la réalisation concrète des maquettes en utilisant des logiciels de design graphique pour créer les différentes versions de votre maquette. Nous vous invitons à utiliser des outils tels qu’Adobe Illustrator, Adobe Photoshop, Sketch, etc. pour créer des maquettes graphiques de haute qualité.

Testez ensuite votre maquette, présentez-la à vos collaborateurs afin de vous assurer que la maquette répond aux exigences du cahier des charges.

Il est important de noter que ces étapes peuvent varier en fonction de la complexité et de la nature spécifique de chaque projet.

Partie 3 : Description fonctionnelle et technique

Décrire les fonctionnalités du projet

Pour décrire les fonctionnalités d’un projet dans un cahier des charges, il est important de fournir des détails précis et complets sur ce que le système ou l’application doit faire. Il est utile de décrire les fonctionnalités en termes d’utilisateur final, en utilisant un langage clair et simple, et en se concentrant sur les résultats que le système doit produire plutôt que sur les spécifications techniques. Il est généralement conseillé de les organiser en sections distinctes pour faciliter la lecture et la compréhension.

Dans l’exemple de cahier des charges d’une création de site web, expliquez ce qu’il sera possible de faire sur votre site : récupérer des contacts, s’inscrire à une newsletter, vendre des produits, regarder des vidéos…

Lister l’ensemble des ressources et des contraintes

Le cahier des charges peut inclure une liste des ressources nécessaires pour réaliser le projet, ainsi qu’une liste des contraintes qui doivent être prises en compte.

Parmi les ressources listées dans un cahier des charges, vous pouvez inclure :

• Les équipements et les outils nécessaires pour réaliser le projet
• Les matières premières et les fournitures indispensables
• Les compétences et les qualifications des employés requises
• Les budgets et les délais alloués au projet
• Les ressources en termes de personnel, de temps et de matériel, nécessaires pour mettre en œuvre les différentes tâches

Voici quelques exemples de contraintes qui peuvent être renseignées dans un cahier des charges :

• Les normes réglementaires et les exigences légales liées au projet
• Les limites de coûts et de délais
• Les restrictions en termes d’espace ou de capacité
• Les contraintes liées à la sécurité et à la confidentialité
• Les limitations de la technologie utilisée
• Les besoins en termes de maintenance et de mise à niveau

Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive et dépend de chaque projet.

Partie 4 : Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

Établir un budget

Établir un budget est important pour aiguiller les prestataires et éviter une déconvenue lors de la réception des premiers devis. Il est donc nécessaire de réaliser une estimation détaillée des coûts associés à chaque tâche ou fonctionnalité du projet, en prenant en compte les coûts de main-d’œuvre, les coûts de matériel et de fournitures, les coûts de déplacement et de sous-traitance, ainsi que tout autre coût relevant.

Mettez en place un plan de financement qui prévoit des sources de financement pour chaque poste de dépense. Il est également utile de prévoir des marges de sécurité pour les dépenses imprévues. Le budget doit être régulièrement vérifié et révisé pour s’assurer qu’il reste en ligne avec les besoins et les objectifs du projet, et pour apporter des modifications au besoin.

Reprenons notre exemple de cahier des charges : Il est difficile de donner un budget total pour la création d’un site web car cela dépend de nombreux facteurs tels que les spécifications du projet, la complexité du site, les fonctionnalités requises, etc. Le coût pour la rédaction de contenu, l’hébergement, le webdesign et le développement variera également en fonction de l’expérience et de la réputation des prestataires de services sélectionnés.

Les tarifs peuvent varier considérablement, allant de quelques milliers de dollars pour un site web de base à plusieurs dizaines de milliers de dollars pour un site web plus complexe. Il est important de discuter avec différents prestataires pour obtenir des devis et de bien comprendre ce qui est inclus dans le coût total.

Déterminer le délai de réalisation et la date de livraison du projet

Le délai de réalisation et la date de livraison du projet doivent être clairement définis et précisés. Le délai de réalisation est la période de temps allouée pour la réalisation complète du projet, tandis que la date de livraison est la date à laquelle le projet est prévu pour être achevé et livré aux parties prenantes.

Ces deux éléments doivent absolument être convenus entre les parties prenantes avant le début du projet et être inclus dans le cahier des charges pour éviter les malentendus et les retards.

En résumé, la rédaction d’un cahier des charges est essentielle pour assurer la réussite d’un projet en définissant clairement les objectifs et les limites du projet. Il est important de comprendre les besoins du projet, de définir les fonctionnalités et les exigences techniques, de définir les délais et les budgets et de revoir et de valider le cahier des charges avec les différentes parties impliquées.